【仕事】年間残業600時間→100時間に減らしたビジネススキル 定時で帰るために抑えておきたい取り組み方４選
政府主導で働き方改革が進められている中で残業の抑制を強いる企業は増えてきています。
その一方で、仕事の進め方・取り組み方は個人に任せられているのが現状ではないでしょうか？
ビジネス本も数多く出版されていますので、知識を得られるのは容易になってきましたが、どんなスキルが有効か、悩む方もいると思います。
私も以前は残業時間が年間600時間近くありましたが、取り組み方を変えてから、年間100時間に減りました。
今回は私が実践している定時退社するために必要なスキルを紹介します。
本記事は8分程度で読める内容です。
以下のような方は特に参考にしていただけると幸いです。
- 新入社員
- 仕事量が多いと感じるサラリーマン
- 少しでも早く帰りたい方
- お子さんをお持ちのパパママ
定時退社の必要性
社会的な流れ、会社の残業代抑制などの観点から早く帰ることが吉とされるようになってきました。
非常に良い流れだと思いますが、まだまだ残業が多い方も見られます。
また、仕事が終わらず、家に持ち帰る方もいるでしょう。
残業代0円の可能性
「残業代で稼ぐ」という考えは持たない方が、良いと思います。
あくまでも変動する費用ですし、ダラダラ会社にいても上司からの評価は下がることを知っておくべきでしょう。
2020年以降は特に残業代無し、ということが現実味を帯びてきています。
業績悪化のために人件費削減を名目にそのような経営判断をする企業は増えるかもしれません。
そうなる前に早く仕事を片付けるスキルを身につけておかないと、実際に企業で制度化されたときにお金の発生しない残業をすることになります。
今からでもそういった意識を持って、スピード感を持って取り組む必要があるでしょう。
子供との時間を大切に
特に働くパパママは早く帰り、子供との時間を過ごしてもらいたいと感じています。
「残業代で稼ぎ、家庭を支える」という考えも理解できます。
しかし、お金はいつでも稼ぐことができますが、今の子供との時間は今しかありません。
子供は日々成長しています。昨日できなかったことを今日できるかもしれません。
その「できた～」という瞬間を逃さないためにも早く帰り、子供と触れ合う時間を増やしたいですね。
育児や家事に取り組みたいと考えているパパの割合は以前にくらべ、増加傾向にあります。
背景として、社会的に育休の推進やイクメンを讃頌する流れが要因ではあるものの、一方で子供との触れ合い方がわからないという悩みを抱えている方も少なからずいるようです。
裏を返せば、パパとしても早く帰り、子供との時間を設けることで育児に自信が持てるようになるということです。
だからこそ、早く仕事を終え、帰宅したいですよね。
早く帰るためのビジネススキル
では、どういった考えを持って仕事に取り組めばよいか、具体的に説明していきます。
今回、紹介するのは私が実践して効果を感じたスキルです。
PDCAではなく、DCAP
計画を立てて（Plan）、実行し（Do）、その効果を検証（Check）、次のために改善する（Action）、という一連の取り組み方をその頭文字を取ってPDCAサイクルと呼びます。
しかし、「PDCA」は計画を立てることに重点が置かれている為、行動が遅くなるという事が欠点として指摘されています。
そこで、「DCAP」という、すぐに行動し、評価・改善に取り組む考え方が主流になりつつあります。
数時間で片付くような作業で、どうやって進めようかと考えるより、すぐに取り掛かった方が断然、早く終わります。
また、新人社員など、経験が浅い方は特に手を動かした方が良いでしょう。
というのも、計画を立てる（Plan）ほど、知識と経験が無いので、作業の見積もりが
難しくなるからです。
この作業にどれくらいかかるか、と悩むより、行動した方（Do）が仕事は早く片付きます。
ただし、投資案件の場合は注意が必要かもしれません。
少人数での打ち合わせの場だけで何百～千万もの投資を進めてしまい、回収しきれないということがあると、会社の経営基盤にも影響が出てしまいます。
そういった場合は関係者からの情報を収集し、事業計画を立てた上で実行に移すことが求められるでしょう。
ToDoリストではなく、タスク管理
その日にやることを書き出しておくToDoリスト。
仕事のやり忘れ、漏れを防止するためには必要なスキルなので、以前から仕事する上で重要な考えとされてきましたが、もう一歩踏み込んでみましょう。
それが、タスク管理です。
タスクとは作業や仕事という意味。一つの大きなプロジェクトに対し、最小単位の仕事に分解し、いつまでに完了させるかを明確にすることで、時間管理が容易になってきます。
この時、シングルタスクで進めようにしましょう。
これは自分で決めた時間内に完了させるために一つのタスクに集中して、取り組むことです。逆に同時にいくつもの案件を進めていくことをマルチタスクと呼びます。
有名な書籍「SINGLE TASK 一点集中術」において、シングルタスクはマルチタスクに比べ、生産性は10倍になると、紹介しています。
このタスク管理は作業時間の見積もりが必要なので、仕事のボリュームを知っていないと難しいかもしれません。
そんな時は大まかなスケジュール設定で構いません。
Aタスクは3時間、Bタスクは2時間、といったようにある程度、区切っているだけでも効果はあります。
スケジュールを立てることに時間を使い過ぎては本末転倒ですからね。
また、無理のないスケジュールにしないと、イライラが募ったり、逆に落ち込む可能性もあります。
突然の依頼仕事もあるかもしれませんので、時間に余裕を持ち、かつ各タスクを効率よく進められるスケジュール設定が必要になります。
Quick and Dirty
突然ですが、質問です。
ある日のお昼、上司から
「明日の夕方までに資料を作ってほしい」
と依頼があったとします。
皆さんはどのように進めますか？
①明日の夕方までに作成し、提出する
②今日の定時までに作成し、定時に上司に確認する
残念ながら、①はありえません！！
自分の認識と上司の認識にズレがある場合、目的の方向性が誤っている可能性があり、修正が必要になります。
こういったケースは良くありますが、資料の内容、誤記などを確認してもらう時間がないと、締め切り後の手戻りにつながってしまいます。
上司もそのように締め切り間近で初めて資料を持ってこられても、困るのではないでしょうか？
そこで②の事前に確認する方法が有効になってきます。
100％の出来でないとしても、上司に目を通してもらい、資料の示す方向性に間違いがないことを確認することで、手戻りのムダを少なく出来ます。
この考え方が「Quick and Dirty」です。
提出期限前に上司と資料の方向性・質を共有できるため、最終提出の段階で上司の要求する資料との乖離が少ないことが特徴です。
上記の例でいうと私はお昼からの数時間で作成し、なるべく早く上司に方向性の確認・修正点の指導を受けて、定時を迎えるようにします。
このように進めると、上司の修正内容が多ければ、残業が必要かもしれませんし、少なければ、そのまま定時に退社します。
注意点としては上司の時間も利用してしまうことです。
また、完成度が低い資料を提出するため、多くの修正を言い渡される可能性もあります。上司によっては怒鳴ることもあるかもしれません。
しかし、締め切り後に修正されるより、締め切り前に修正してもらう方が、気持ちは楽です。
せっかく、上司から依頼された仕事なので、上司の意向に沿った資料を締め切りまでに仕上げるためには意識したいスキルと言えるでしょう。
ファシリテーション
これは会議などで有効なスキルです。
仕事するうえで他部門との会議は必要になってくるでしょう。
しかし、２～３時間もダラダラと続けていては生産性も低く、方向性が定まらないまま、時間だけが過ぎていってしまいます。
効率よく会議が進むためには進行役がテンポよく、場を回す必要があります。
その考え方が「ファシリテーション」です。
これは①発言を促す、②話を整理する、③参加者の認識の一致を確認するといったサポートに回ることで会議を活発な討論の場に変える能力のことです。
詳細は過去の記事にも記載していますが、こちらのスキルを知っておくだけで、会議の時間超過や再開催などの無駄を抑えられます。
終わりに
私が実践しているスキルの一部を紹介しました。
この中で最も効果あるのは？と聞かれたら、タスク管理と私は答えますが、それ以上に持ってほしい物があります。
それは、最も重要なものは時間を大切に使うという意識です。
これがないと、今回紹介したスキルを身に付けても、効果は限定的になると思います。
定時退社し、勝ち組になるためにも意識改革した上で、仕事のスピードアップにつながるスキルを実践してみてはいかがでしょうか？
ここまで読んで頂き、ありがとうございます。
そんな皆さんに感謝します。
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