【仕事】会議を上手く回すテクニック ファシリテーションのプロは芸人?
会社員の方はダラダラとした眠たくなる会議を経験したことがあるのではないでしょうか?
私もそんな会議に出たこともありますし、 自分が仕切る場合でもそうなってしまったことも多々あります。
効率良く会議の場を回すための考えに「ファシリテーション」というものがあります。
今回はファシリテーションの概要と簡単にできる勉強法について紹介します。
本記事は6分程度で読める内容です。
以下のような方は特に参考にしていただけると幸いです。
- 新入社員
- 会議が退屈だと感じるサラリーマン
- 少しでも早く帰りたい方
- 会議の進行役
ファシリテーションとは
もともと、簡易化や助長するを意味するfacilitateから転じて発生した用語で、近年では効率的な運用という側面から、会議に限らず、雑談などの場所でも活用されるスキルになってきました。
Wikipediaには以下のように紹介しています。
ファシリテーション(英: facilitation)は、会議等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力のひとつ。
簡単に言うと、
「会議で参加者全員の意見を引き出し、議題の合意に向けたサポートをする」
と言った感じです。
心がけたいこと
会議の目的と議題の共有化
これは会議冒頭の起案の際に実施します。
開催した会議の目的を参加者全員に周知させ、最終合意に対して同じ方向を向いてもらいます。
また、冒頭で議題を共有化することで、時間管理も容易になるでしょう。
例:
「まずは今回の会議の目的から、紹介します」
「会議はこのような時間配分で進めます」
自身は公平な立場で進める
進行役として参加者全員から意見を伺う必要があります。
そのためには、公平な立場で話を引き出すことに徹します。
その中で出てきた意見を否定することなく、さらにその意見を使って場を盛り上げていきましょう。
例:
「〇〇の立場から、意見頂きましたが、反対の方はいらっしゃいますか?」
「◇◇という方向で進めますが、◆◆さんはご意見ありますか?」
参加者全員に話を伺う
公平な立場で進めることと似ていますが、全員から話を聞くことも心掛ける必要があります。
会議は各部門の代表者が参加しているはずです。
そのため、合意形成に向けて、参加者全員に話を振り、様々な視点で懸念材料を洗い出しましょう。
この時点で発散状態になってきます。
合意の形成とその確認
発散したところから、会議の収束に向けて落とし所を探ります。
出された意見を整理し、その中から最適な解を見つけるのは、用意ではありません。
その場合は判断基準の提示や少数意見の除外、多数決などを駆使して合意を形成していきます。
採用されなかった意見にも気を配る必要がありますので、最もコミュニケーションスキルを要します。
その際、合意内容を都度、自分の言葉で参加者全員に確認して進めると、認識不足がなくなります。
例:
「▲▲という基準で判定する場合、△△を採用することになりますが、反対意見はございますか?」
「●●という議題は〇〇という案で進めるという事で合意させて頂きました」
必要なスキル
コミュニケーション能力だけでなく、その場を仕切るリーダーシップや時間管理、各参加者の立場も把握したうえで会議を進める必要があります。
こういったスキルは一朝一夕では取得は難しいと思います。
しかし、一度、身に付けてしまえば、スムーズに会議が進行でき、周りからの評価も上がるでしょう。
その上、効率良く仕事が片づけられるので、残業を減らすこともできるかもしれません。
勉強法
このファシリテーションの技術を学ぶためにはどうすれば、良いでしょうか?
私が実践して効果を感じた方法を3つ紹介します。
研修の受講
今や様々なビジネススキル研修でファシリテーションを学ぶことができるようになりました。
私も会社の費用で社外の研修を受講しました。
コンサルタントの方々から、実際の会議形式でファシリテーションのノウハウを直接、教えていただけるので、イメージしやすく、会社でもすぐに活用できました。
やはり、こういったスキルは講師の方と対面で学ぶことで効率よく、自分に落とし込めると感じています。
また、その研修に限ったことかもしれませんが、自分の会議進行をビデオカメラで撮影し、良い点・改善点を指摘いただく時間がありました。
その場でプロの説明を受けて、フィードバックできたことも大きな収穫でした。
社外の研修では会社のメンツもありますし、常に頭をフル回転していたので、非常に疲れます。
その分、自分の癖に気づけたことは有意義だと思います。
ビジネス本
私が読んだのは実践パワーファシリテーション。
全くイメージがわかないという方にも事例を交えながら、紹介しているので、理解しやすい内容になっています。
すぐにでも実践できるノウハウが記載してあり、入門書としては良書だと思います。
会話形式で進められているので、読みやすいというのもお勧めできる部分です。
ただし、本の場合は研修と違い、実際に会議で使って自分の身にしていく必要があるので、記載の内容を意識的に使っていく必要があります。
テレビの司会者を参考
もっと簡単な勉強法もあります。
それはテレビの司会者を観ること。
ファシリテーションは横道にそれないことを防ぎ、議論を収束させる道筋を示す必要があります。
それはバラエティー番組も同じ。
あるテーマが提供され、それを尺の中に納まるように話を進め、ゲストに適切なタイミングで話を振るのは会議でも十分に応用が利く技術だと思います。
もちろん、テレビは編集できてしまいますが、それでも場を回すことについてはプロであると私は感じています。
個人的にはやはり、島田紳助さんが素晴らしかった。
間の取り方や話の振り方、そしてユーモアを持って場を盛り上げていましたよね。
ここで忘れないでもらいたいのは、そういう意識をもって司会者を観ることです。
なんとなく、観ているだけでは「面白かった~」で終わってしまいます。
何気ないテレビの中でもそういった自身の勉強になる部分は隠れていますので、意識してみてはいかがでしょうか?
終わりに
会議を進行するうえで知っておきたいファシリテーションについて紹介しました。
これを意識すると、かなり疲れます。
しかし、会議が効率良く回るだけでなく、自身も周りから一目置かれるようになると思います。
ファシリテーションに限りませんが、ビジネススキルは使わないと身に付きません。
「知っている」と「できる」は違いますので、情報をインプットしたら、意識的に活用し、自身のスキルとして落とし込みたいですね。
ダラダラとした会議が少しでもなくなれば、良いと思って紹介しました。
ここまで読んで頂き、ありがとうございます。
そんな皆さんに感謝いたしております。